Informačná povinnosť prevádzkovateľa

V súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o OÚ“) poskytuje prevádzkovateľ tieto informácie dotknutým osobám.

Identifikačné údaje prevádzkovateľa:

• Názov: KONZULTA PLUS, spol. s r.o.
• Sídlo: Krčulova 32, 977 01 Brezno
• IČO: 44720629
• IČ DPH: SK2022823539
• Zastúpený: Ing. Miriam Mladšia, konateľ
• (ďalej len „prevádzkovateľ“)

Kontaktné údaje pre účely ochrany osobných údajov:

• E-mail: konzulta@konzultaplus.eu

Účely a právny základ spracúvania osobných údajov:

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje výlučne v rozsahu a po dobu nevyhnutnú na splnenie stanovených účelov a v súlade s platnými právnymi predpismi.

1. Účtovníctvo a daňová agenda (spracovanie účtovných dokladov, finančné výkazy):
   • Účel: Vedenie podvojného a jednoduchého účtovníctva, spracovanie a archivácia účtovných dokladov, príprava a podávanie daňových priznaní (daň z príjmov, DPH a pod.), zostavovanie účtovných závierok a finančných výkazov, plnenie oznamovacích povinností voči štátnym orgánom.
   • Právny základ:
     • Plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a § 13 ods. 1 písm. c) zákona o OÚ, najmä podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty a ďalších súvisiacich daňových a účtovných predpisov.
     • Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (klient) alebo vykonanie opatrení prijatých pred uzavretím zmluvy na žiadosť dotknutej osoby v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a § 13 ods. 1 písm. b) zákona o OÚ.
2. Mzdy a personalistika:
   • Účel: Komplexné spracovanie mzdovej agendy (výpočet miezd, odvodov, daní), vedenie personálnej evidencie zamestnancov klienta, plnenie oznamovacích a odvodových povinností voči Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam, daňovému úradu, vypracovávanie potvrdení o príjme, ročných zúčtovaní dane, prihlášok a odhlášok zamestnancov.
   • Právny základ:
     • Plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR a § 13 ods. 1 písm. c) zákona o OÚ, najmä podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce, zákona č. 461/2003 Z.z. o sociálnom poistení, zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a ďalších súvisiacich predpisov.
     • Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (zamestnanec klienta) v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a § 13 ods. 1 písm. b) zákona o OÚ.
3. Fakturácia a správa pohľadávok:
   • Účel: Vystavovanie faktúr za poskytnuté služby, evidencia a správa pohľadávok a záväzkov, spracovanie úhrad, upomienkovanie a vymáhanie neuhradených faktúr.
   • Právny základ:
     • Plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba (klient) v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR a § 13 ods. 1 písm. b) zákona o OÚ.
     • Oprávnený záujem prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR a § 13 ods. 1 písm. f) zákona o OÚ, spočívajúci v riadnom plnení zmluvných vzťahov a ochrane majetkových práv prevádzkovateľa.
4. Evidencia došlej a odoslanej pošty (vrátane e-mailovej komunikácie):
   • Účel: Prijímanie, evidovanie a distribúcia korešpondencie (listovej a elektronickej) a zabezpečenie riadneho obehu dokumentov v spoločnosti.
   • Právny základ:
     • Oprávnený záujem prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR a § 13 ods. 1 písm. f) zákona o OÚ, spočívajúci v efektívnom riadení administratívy, dodržiavaní interných procesov a preukázaní plnenia zmluvných či zákonných povinností.
     • Plnenie zmluvy alebo plnenie zákonnej povinnosti, ak je to relevantné pre obsah konkrétnej korešpondencie.

Kategórie spracúvaných osobných údajov:

Spracúvame bežné osobné údaje ako sú identifikačné údaje (meno, priezvisko, rodné číslo/dátum narodenia, adresa trvalého pobytu, IČO, DIČ), kontaktné údaje (telefónne číslo, e-mail), bankové spojenie, údaje týkajúce sa pracovného pomeru a mzdy (napr. výška mzdy, odvody, informácie o pracovnej pozícii, kvalifikácii, predchádzajúcich zamestnaniach), údaje z účtovných dokladov (napr. údaje na faktúrach, zmluvách) a iné údaje potrebné na plnenie zmluvných a zákonných povinností.

Príjemcovia osobných údajov:

Osobné údaje môžu byť poskytované tretím stranám, ak je to nevyhnutné na plnenie našich zákonných a zmluvných povinností. Medzi takýchto príjemcov patria:

• Orgány verejnej moci: Finančné úrady, Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, inšpektorát práce, súdy, orgány činné v trestnom konaní, exekútori (na základe zákonnej povinnosti alebo úradnej výzvy).
• Zmluvní partneri prevádzkovateľa: Poskytovatelia IT služieb (napr. pre účtovný a mzdový softvér, cloudové úložiská), právni zástupcovia, audítori, banky (pre mzdové platby a fakturáciu).
• Iné dotknuté osoby: V nevyhnutnom rozsahu (napr. meno kontaktná osoba na faktúre).

So všetkými spracovateľmi osobných údajov máme uzatvorené zmluvy o spracúvaní osobných údajov, ktoré zabezpečujú dodržiavanie požiadaviek GDPR.

Prenášanie osobných údajov do tretích krajín:

Prenášanie osobných údajov do tretích krajín (mimo EÚ/EHP) sa neuskutočňuje, pokiaľ to nie je výslovne dohodnuté s klientom a zabezpečené vhodnými zárukami v zmysle GDPR (napr. štandardné zmluvné doložky).

Doba uchovávania osobných údajov:

Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania a v súlade s lehotami stanovenými príslušnými právnymi predpismi, najmä:

• Účtovné doklady a evidencie: 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú, podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
• Mzdová a personálna agenda: 10 až 50 rokov v závislosti od typu dokumentu a požiadaviek zákona č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
• Zmluvy: Po dobu trvania zmluvného vzťahu a následne po dobu premlčacích lehôt (štandardne 3 roky, pri obchodných vzťahoch 4 roky) a archivačných lehôt.
• Korešpondencia: Podľa interných predpisov a relevantných právnych predpisov (napr. Archívny zákon).

Po uplynutí tejto doby budú údaje bezpečne zlikvidované.

Práva dotknutej osoby:

Ako dotknutá osoba máte nasledujúce práva, ktoré si môžete uplatniť písomne alebo elektronicky na kontaktných údajoch prevádzkovateľa uvedených vyššie:

• Právo na prístup k svojim osobným údajom (čl. 15 GDPR, § 21 zákona o OÚ).
• Právo na opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov (čl. 16 GDPR, § 22 zákona o OÚ).
• Právo na vymazanie (tzv. právo „na zabudnutie“), ak sú splnené podmienky podľa čl. 17 GDPR a § 23 zákona o OÚ (napr. ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali, alebo ak bol odvolaný súhlas a neexistuje iný právny základ).
• Právo na obmedzenie spracúvania, ak sú splnené podmienky podľa čl. 18 GDPR a § 24 zákona o OÚ.
• Právo na prenosnosť údajov k inému prevádzkovateľovi, ak je spracúvanie založené na súhlase alebo zmluve a vykonáva sa automatizovanými prostriedkami (čl. 20 GDPR, § 26 zákona o OÚ).
• Právo namietať proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré je založené na oprávnenom záujme prevádzkovateľa alebo na spracúvaní vo verejnom záujme (čl. 21 GDPR, § 27 zákona o OÚ).
• Právo kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním, ak je spracúvanie založené na súhlase (čl. 7 ods. 3 GDPR, § 14 ods. 3 zákona o OÚ). Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.
• Právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Námestie 1. mája 18, 811 06 Bratislava, Slovenská republika, ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov je v rozpore s GDPR alebo zákonom o OÚ (čl. 77 GDPR, § 100 zákona o OÚ).